STRATEGI PENCAPAIAN KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM BERBISNIS

ABSTRAKSI

     Kondisi di lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut untuk selalu
mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar perusahaan dapat memperoleh
keunggulan kompetitif atau setidaknya dapat bertahan dalam kondisi yang tidak menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan untuk mendapatkan keunggulan ini adalah EDI. EDI dapat digunakan sebagai strategi karena dengan kepemimpinan biaya EDI Strategi dapat dipenuhi beberapa keunggulan keunggulan-EDI. Selain manfaat dan kendala yang dimiliki EDI, untuk mempertimbangkan implementasi EDI, hal utama yang harus dipertimbangkan adalah keputusan mengenai perbandingan antara biaya dan manfaat yang akan diberikan EDI sendiri.

KEY WORKS : Electronic Data Interchange (EDI), Strategi untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam berbisnis.

PENDAHULUAN

    Dunia bisnis yang semakin kompetitif, teknologi informasi yang semakin canggih,

menuntut suatu perusahaan untuk senantiasa dapat menciptakan adanya suatu pembaharuan

(inovasi) atau strategi-strategi tertentu yang harus dilakukan. Salah satu tujuan adanya inovasi

dan penentuan strategi yang harus dilakukan dimaksudkan agar perusahaan dapat berperan

didalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dengan harapan memperoleh suatu

keunggulan kompetitif dibandingkan dengan para pelaku yang lain atau paling tidak dapat

bertahan pada kondisi yang menguntungkan. Namun bagi perusahaan yang tidak dapat ambil

bagian atau mengantisipasi terhadap kondisi persaingan yang semakin ketat tersebut, maka

dapat dipastikan secara perlahan tapi pasti perusahaan tersebut akan gulung tikar atau akan

menghadapi suatu kehancuran.

    Guna mengantisipasi kondisi yang kompetitif ini, salah satu strategi yang harus diambil

adalah meningkatkan kemampuan didalam memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi. Hal ini harus dilakukan karena sebagaimana kita ketahui, salah satu pemicu

timbulnya persaingan yang ketat adalah teknologi informasi yang semakin canggih dan

komunikasi yang senantiasa mengikuti perubahannya dan diantara keduanya saling berkaitan.

    Salah satu teknologi informasi yang cukup relevan untuk mengantisipasi kondisi yang

semakin kompetitif adalah penggunaan Electronic Data Interchange (EDI) yaitu salah satu

teknologi informasi yang menghubungkan antara satu komputer dengan komputer lain yang

memberikan informasi bisnis dalam bentuk format yang terstruktur, dan dilakukan oleh para

partner bisnis.

    Tulisan ini akan ditekankan pada pembahasan mengenai pengaruh EDI terhadap strategi

yang dilakukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Guna memberikan uraian

yang lebih jelas, penyajian dalam tulisan ini akan dikelompokkan dalam beberapa bagian yaitu

pertama akan menyajikan sekilas tentang EDI, kedua EDI sebagai salah satu strategi, ketiga

EDI dan keunggulan kompetitif, dan keempat kendala-kendala yang dihadapi implementasi EDI, pada penyajian akhir akan diinformasikan mengenai implementasi EDI di Indonesia, dan

akhirnya tulisan akan ditutup dengan kesimpulan.

DEFINISI

     Menurut kamus TI Pengertian EDI (Electronic Data Interchange) Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
 Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

EDI sebagai suatu strategi

     Strategi yang dikemukakan oleh Porter (1980), mengungkapkan bahwa ada dua strategi

yang harus dilakukan agar perusahaan unggul didalam berkompetisi yaitu : Pertama cost

leadership, didalam strategi ini perusahaan diminta untuk menekan biaya agar biaya bisa lebih

rendah dibandingkan dengan perusahaan pesaing, langkah yang diambil misalnya dengan

pengendalian biaya secara ketat, meminimumkan biaya tenaga kerja, menekan biaya

pembelian, mengurangi biaya dokumentasi, biaya penelitian & pengembangan dan sebagainya.

Sedangkan strategi yang kedua adalah product differentiation, yaitu strategi ini dapat dicapai

melalui penciptaan suatu produk yang unik bagi pelanggan.

     Berkaitan dengan cost leadership, EDI merupakan salah satu strategi yang dapat

digunakan. Adams (1993), mengungkapkan bahwa Pratt & Whitney Aircraft salah satu

perusahaan aerospace didalam melakukan transaksi pembeliannya, sebelum menggunakan

EDI biaya pembelian yang dikeluarkan untuk setiap pembelian sebesar $ 30, tetapi sejak

mengimplementasikan EDI biaya pembelian dapat dikurangi hingga $ 20, selain itu pembeli

dapat menghemat waktunya hingga 4 jam setiap minggu. Dari apa yang dikemukakan Adam,

kelihatan bahwa EDI bisa menghemat biaya pembeliannya selain waktu yang digunakan

semakin berkurang, hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Williamson (1993), yaitu

untuk penyusunan rekonsiliasi bank, apabila dikerjakan dengan menggunakan manual

membutuhkan waktu sekitar 20 hingga 40 menit, tetapi jika menggunakan proses komputer

secara otomatis waktu yang digunakan untuk penyusunan tersebut kurang dari 5 menit atau

hanya sekitar 2 atau 3 menit. Dari uraian tersebut dapat diringkas bahwa beberapa

keunggulan dari penggunaan EDI diantaranya perusahaan bisa menekan biaya pembelian

selain waktu yang digunakan semakin singkat atau dengan kata lain proses transaksi semakin

cepat.

     Keunggulan yang lain dari EDI adalah adanya penghematan penggunaan dokumentasi

atau kertas yang dipakai untuk transaksi. Perusahaan yang menggunakan komputer didalam

menjalankan operasionalnya masih menggunakan kertas atau dokumen didalam

melaksanakan transaksi hariannya, misalnya pesanan pembelian, bukti pengiriman,

faktur/invoice atau bukti-bukti yang lainnya. Disamping itu untuk melakukan transaksi dengan

pihak lain masih dibutuhkan waktu dan tenaga guna mengirimkan dokumen yang berkenaan

dengan transaksi tersebut kepada pihak lain, hal ini akan menimbulkan biaya dokumentasi,

biaya pengiriman dan waktu pengiriman. Namun apabila perusahaan menggunakan EDI, yang

mana transaksi dilakukan dari komputer ke komputer dengan menggunakan bahasa yang

standar, maka penggunaan dokumentasi dapat ditiadakan atau paling tidak dikurangi,

sehingga biaya dokumentasi akan berkurang pula, begitu juga biaya pengiriman akan

ditiadakan dan waktu yang digunakan semakin singkat.

     EDI dapat menekan kesalahan entry data dan posting transaksi. Karena program yang ada

didalam EDI sudah standar dan format yang ada sudah terstruktur, maka disaat perusahaan

melakukan transaksi dan entry data kedalam komputer dengan panduan yang ada, tingkat

kesalahan entry data dapat dikurangi, begitu juga posting yang dilakukan kemungkinan

kesalahannya kecil karena posting didalam EDI dilakukan secara otomatis. Adams (1993),

mengemukakan dengan EDI kesalahan entry data dan posting transaksi dapat berkurang

banyak.

EDI dan Keunggulan Kompetitif

   

     Guna memperoleh keunggulan kompetitif, suatu perusahaan dituntut untuk senantiasa

menciptakan sesuatu yang bisa meningkatkan kemampuan didalam menghadapi persaingan.

Salah satu strategi untuk memenangkan persaingan tersebut adalah meningkatkan

kemampuan didalam memanfaatkanteknologi informasi diantaranya yaitu EDI. Stern dan

Kaufman (1985) memberikan keyakinan bahwa penggunaan EDI akan memberikan

kesempatan pada perusahaan untuk memperoleh keunggulan kompetitif, hal ini bisa

diwujudkan karena : (1) Penurunan order lead time, hal ini akan menyebabkan pengurangan

terhadap biaya persediaan, (2) Mutu pelayanan kepada konsumen semakin tinggi, (3)

Penurunan kemungkinan terjadinya out-of-stock, (4) Perbaikan mutu komunikasi untuk

menyelenggarakan transaksi/janji, promosi, perubahan harga dan tersedianya informasi

produk, (5) Perbaikan ketepatan dalam pemesanan, pengiriman, dan penerimaan barang, dan

(6) Pengurangan biaya tenaga kerja (labour cost).

     Berkaitan dengan implementasi Just-in-time (JIT) yang sering diperbincangkan

merupakan salah satu usaha guna memperoleh keunggulan kompetitif, EDI juga dapat

memberikan apa yang ada didalam JIT yaitu : Dengan implementasi EDI, maka akan diperoleh

pengendalian terhadap persediaan, mengarahkan orientasi kepada kualitas suatu produk serta

meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Contoh konkrit dengan implementasi EDI dapat

meningkatkan kegiatan yang dilakukan dalam JIT diantaranya adalah: EDI dapat

memperlancar siklus transaksi pembelian dalam sistem manajemen persediaan. Dalam

implementasi EDI, pihak pembeli dan penjual bisa berkomunikasi secara langsung melalui

komputer, disaat pembeli melakukan entry pemesanan pembelian yang berisi tentang informasi

kuantitas, kualitas, harga dan spesifikasi lainnya, dan saat itu pula penjual dapat menerima

apa yang diminta oleh pembeli, dengan demikian transaksi pembelian akan segera terlaksana

dengan meniadakan dokumen dan dalam waktu yang singkat, serta pengurangan tenaga

pelaksana, hal ini terjadi karena setelah menggunakan EDI tidak perlu lagi dibutuhkannya

tenaga untuk mengirim dokumen kepada penjual dan operator transaksi berkurang sehingga

efisiensi tenaga kerja tercapai. Dilain pihak dengan adanya EDI penjual akan mengetahui

skedul produksi yang dilakukan oleh pembeli dan posisi persediaan yang ada digudang,

sehingga pihak penjual akan mengetahui kapan pengiriman persediaan akan dilakukan. Dalam

kondisi seperti ini dapat diharapkan posisi persediaan yang ada di gudang tidak akan

mengalami jumlah persediaan yang terlalu banyak atau sampai kehabisan persediaan. Hal ini

sesuai dengan prinsip JIT yaitu meniadakan atau meminimalkan persediaan sehingga biaya

untuk pemeliharaan persediaan bisa ditiadakan.

Kendala-kendala yang dihadapi EDI

     Terlepas dari keunggulan-keunggulan EDI yang dikemukakan diatas, EDI itu sendiri

masih memiliki beberapa kendala didalam implementasinya yaitu : (1) Tidak adanya standar

global, sampai saat ini belum ada standar tunggal yang berlaku secara umum. Namun,

nampaknya pemakai EDI ingin membentuk standar internasional EDI, dan standar yang

terbentuk diantaranya adalah American National Standart Institute X.12 (ANSI X.12), standar

ini umumnya dipakai oleh perusahaan-perusahaan Amerika, dan Electronic Data Interchange

for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), standar ini sebagian besar dipakai

oleh pemakai EDI di dunia. Selain dua standar tersebut, penjual sistem EDI juga melayani

standar EDI untuk kepentingan tertentu (DISA, 1990). (2) Mahalnya biaya implemenrtasi EDI,

hal ini terjadi karena mahalnya biaya hardware, software, fasilitas telekomunikasi ditambah

lagi dengan biaya tenaga yang trampil dari penggunaan EDI ini. (3) Dual system atau

implementasi yang setengah-setengah, hal ini terjadi karena faktor sarana network yang relatif

mahal dan sedikitnya pemakai EDI. Sehingga perusahaan yang menggunakan EDI, masih

harus tetap menggunakan system manualnya, kondisi yang seperti ini akan menimbulkan

kebosanan bagi operatornya karena harus menangani kedua sistem tersebut. (4) Hambatan

budaya, hal ini bisa terjadi karena adanya perbedaan bahasa, nasionalisme dan budaya-budaya

lainnya sehingga menghambat pelaksanaan EDI didalam pengiriman data antar negara. Dan

(5) Kesulitan mengenai faktor manusia, ada dua kemungkinan sikap manusia didalam

mengahadapi adanya perubahan teknologi yaitu akan bersikap positif atau negatif. Sikap

positif, dengan adanya perubahan teknologi akan terdorong untuk semakin meningkatkan

kemampuannya didalam teknologi yang baru didapat tersebut, dan hal ini merupakan

tantangan baginya untuk memanfaatkan kesempatan didalam memperoleh prestasi.

Sedangkan yang bersikap negatif, dengan adanya teknologi beranggapan bahwa kondisi seperti

ini akan mengenyampingkan posisi dia atau terpaksa harus belajar lagi, dan hal ini merupakan

penghalang atau hambatan baginya.

   

     Terlepas dari kelemahan tersebut diatas, sebetulnya EDI akan lebih bermanfaat lagi

apabila dilakukan integrasi secara global yaitu antara EDI, e-mail dan arus kerja yang terjadi.

Namun Sammet (1993) mengungkapkan integrasi global antara EDI, e-mail dan arus kerja

yang terjadi hanyalah ada dalam teori dan tidak pernah ada dalam produk nyata, Sammet juga

menyarankan untuk menyelesaikan integrasi global ini ada tiga hal yang harus dilakukan

yaitu: (1) Ciptakan standar yang sesuai, (2) Menggabungkan produk baru kedalam standar

tersebut, dan (3) Sadar terhadap produk yang ada dan yang mereka kerjakan.

     Berdasarkan uraian diatas mengenai keunggulan-keunggulan maupun kendala-kendala

yang dimiliki EDI, alangkah baiknya didalam mempertimbangkan implementasi EDI sebagai

strategi guna memperoleh keunggulan kompetitif tidak hanya mempertimbangkan investasi

awalnya saja, tetapi perlu juga mempertimbangkan biaya pemeliharaan dan operasinya, karena

hal ini tidak terlepas dengan pihak ketiga yang terlibat dalam transaksi EDI tersebut.

     Di satu pihak EDI akan memberikan manfaat yang cukup banyak diantaranya adalah

penghematan biaya-biaya yaitu biaya pembelian, biaya dokumentasi maupun biaya tenaga

kerja atau pengehematan waktu, sedangkan dilain pihak implementasi memerlukan biaya

yang tidak sedikit. Bertitik tolak dari kondisi ini semua, apakah perusahaan perlu

mengimplementasikan EDI atau tidak, hal ini tergantung pada pada kondisi perusahaan

didalam mempertimbangkan antara biaya dan manfaat yang akan diperoleh dari implementasi

EDI tersebut.

     Namun demikian agar bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan, Skagen (1989)

mengemukakan beberapa pendapat yang berkenaan dengan pertimbangan ini yaitu: (1) Bila

EDI diintegrasikan dengan accounting system intern perusahaan atau internal aplication

system, maka EDI akan memberikan manfaat yang dapat dijustifikasi dengan nilai investasi

awalnya, (2) Sering sekali payback on the invesment dicapai bila aplikasi internal yang penting

(material management, inventory control, accounts payable/receivable, dan sejenisnya) dikaitkan

dengan aplikasi internal partner bisnis, (3) Payback period-nya mungkin akan laba, (4) Manfaat

tidak langsung berupa strategic dan partnership benefits akan dirasakan.

     Berdasarkan uraian diatas dan apabila dikaitkan dengan kondisi bisnis yang ada di

Indonesia perlu juga ditambah beberapa pertimbangan lain, diantanya adalah komunikasi yang

ada, budaya manusia secara umum dan tingkat teknologi yang berkembang di Indonesia.

Dengan kata lain guna mempertimbangkan implementasi EDI di Indonesia tidak hanya

mempertimbangkan teknologinya saja, tetapi perlu diperhatikan pula tentang budaya dan

konteks sosial yang ada di Indonesia.

KESIMPULAN

    Kondisi lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut agar selalu

mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar perusahaan

dapat memperoleh keunggulan kompetitif atau paling tidak dapat bertahan pada kondisi yang

menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan guna memperoleh keunggulan

tersebut adalah EDI.

    EDI adalah pertukaran informasi bisnis secara elektronik dari komputer ke komputer,

dalam format terstruktur, dan dilakukan diantara partner bisnis (Ferguson et. al 1990). Ada

dua tipe aplikasi EDI yaitu tipe simple system dan integrated system, perbedaan kedua tipe

tersebut berkaitan dengan integrasi didalam penyusunan programnya. Sedangkan sarana yang

diperlukan EDI adalah perangkat keras (hardware), translation software/transaction converter,

mail box facilities dan pedoman prosedur untuk implementasi.

    EDI dapat dipakai sebagai suatu strategi karena dengan adanya EDI strategi cost

leadership dapat dipenuhi, keungulan-keunggulan yang dimiliki EDI diantaranya adalah : (1)

Menghemat biaya pembelian, (2) Menghemat biaya dokumentasi, (3) Menghemat waktu, (4)

Menghemat biaya tenaga kerja dan (5) Mempercepat proses transaksi pembelian dan

mengendalikan manajemen persediaan. Sedangkan beberapa kendala yang dihadapi

implementasi diantaranya adalah : (1) Tidak adanya standar global tunggal, (2) Mahalnya biaya

implementasi, (3) Dual system, (4) Hambatan budaya dan (5) Kesulitan yang berkaitan dengan

faktor manusia.

Terlepas dari keunggulan dan kendala yang dimiliki EDI, guna mempertimbangkan

implementasi EDI, hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah keputusan mengenai

perbandingan antara biaya dan manfaat yang akan diberikan EDI itu sendiri.

DAFTAR PUSTAKA

Hadianyana. 2009. “EDI (Electronic Data Interchange)”. http://hadianyana.wordpress.com/2009/11/16/edi-electronic-data-interchange/ . Diakses pada tanggal 1 Desember 2013.

Riyadi, Slamet. April 2010. “EDI:Pengaruhnya terhadap strategi pencapaian keunggulan kompetitif “. http://idei.or.id/jurnal/2010%20april%20Slamet%20Riyadi.pdf . Diakses pada tanggal 30 November 2013.

Dee-belajar. 2013. “Membuat Daftar Pustaka”. http://dee-belajar.blogspot.com/2013/05/membuat-daftar-pustaka-dari-internet.html . Diakses pada tanggal 1 desember 2013.